27.10.2016

V lednu 2015 byl zahájen Program optimalizace fungování interních agend resortu MO s 22 interními projekty, s cílem zjednodušit a zefektivnit chod resortu a postupně dosáhnout trvale optimálního výkonu. "Ke dnešnímu dni můžeme s potěšením říci, že řada projektů Programu je již úspěšně dokončena a další se k úspěšnému dokončení chýlí," říká Zuzana Lieblová, manažerka Programu optimalizace MO.

Impulzem pro zahájení Programu optimalizace fungování interních agend resortu MO byly poznatky nového vedení o fungování resortu podpořené zjištěními nezávislého externího auditu procesů klíčových agend MO, který byl realizován na podzim 2014. Nezávislému auditu byly podrobeny tyto agendy: Řízení organizace a kontroly, Finanční a majetkové agendy, Personální agendy, Agendy informační podpory, Tvorba dokumentace a oběh dokumentů. Výsledky auditu agend potvrdily nutnost zahájit specializované interní projekty ke zlepšení jejich nevyhovujícího stavu a najít potřebné odborníky pro jejich realizaci.

Program optimalizace MO se zaměřil na klíčové funkční oblasti: Plánování, řízení financí, nákup a řízení majetku, Controlling, Informační systémy a IT podpora procesů, Řízení lidských zdrojů, Organizační a administrativní řízení, Řízení rizik.

Celý Program je řízen podle obecně platných „nejlepších postupů“ programového/projektového řízení.

Nejvyšší sponzorem Programu je ministr obrany. Zastřešení Programu zajišťuje Steering Committe, kterému předsedá Daniel Koštoval, náměstek ministra obrany pro řízení sekce vyzbrojování a akvizic. Manažerkou Programu je Zuzana Lieblová, poradce ministra obrany, která je expertem s dlouholetou praxí v oblasti řízení a restrukturalizace organizací a zvyšování výkonnosti. Členové Steering Committee jsou průřezově členové vrcholového vedení resortu MO včetně manažerky Programu, zároveň jsou vlastníky jednotlivých optimalizačních projektů. Realizace prací v rámci jednotlivých projektů je zajištěna jmenovanými projektovými manažery a projektovými týmy pod supervizí vlastníků projektů.

Co se již konkrétně podařilo?

Například je již připraven návrh nového procesu plánování s ohledem na rozvoj a udržení schopností AČR v těsnější vazbě na vývoj bezpečnostní situace jak v dlouhodobém, tak střednědobém a krátkodobém časovém horizontu. Proces tedy pokrývá v logickém sledu všechny úrovně řízení se stálým zachováním vazby na dosahování schopností definovaných strategickými cíli. Nový proces klade důraz na schopnost managementu společně definovat strategické cíle, zlepšuje podmínky pro rozhodovací proces a nastavení transparentního mechanismu pro hodnocení plnění cílů a rozhodování o případných nápravných opatřeních.

Dle tohoto procesu je navíc připraven návrh „nového balíčku strategických cílů“ Při analýze se totiž ukázalo, že současná soustava cílů je jako manažerský nástroj pro řízení výkonu nevhodná. Dalším konkrétním výstupem, který vznikl při testování nových plánovacích postupů pro tvorbu střednědobého, a krátkodobého plánu jsou například návrhy projektů: „Zvýšení úrovně logistických schopností a bojového zabezpečení ve spektru nasaditelnosti“ (patří sem i ukončení provozu zastaralé techniky PragaV3S) a další projektové záměry týkající se modernizace a obměny výzbroje AČR. Jejich realizaci ještě projednáváme. V rámci optimalizace procesu jsme navrhli novou strukturu plánů, nový způsob zadání i komunikaci s pracovníky, kteří se na tvorbě plánů podílejí. Ověřili jsme si, že takto dosáhneme snížení časové náročnosti a výrazného zvýšení kvality výstupu.

V souvislosti s potřebným zefektivněním realizace rozhodujících projektů AČR jsme zavedli „supervizi“ a systém projektového reportingu a průběžně informujeme na poradách ministra obrany o stavu těchto projektů. Projektový reporting zahrnuje všechny aspekty projektů – řízení, věcný obsah i financování a máme před sebou celkový obrázek i v celkovém kontextu tj. jednotlivých projektů mezi sebou. Podle stavu projektů jsou pak podle pokynů ministra realizovány akviziční porady k jednotlivým projektům. Tím se zlepšila vzájemná informovanost zainteresovaných složek a přístup k realizaci projektů se zpružnil.

Dále jsme zavedli do praxe nový přístup ke krátkodobému plánování resp. tvorbě akvizičního plánu. Můžeme se pochlubit snížením časové náročnosti zpracování a snížením počtu položek akvizičního plánu z řádu desítek tisíc na řád stovek a zároveň zpřesněním věcnosti. Tím došlo usnadnění práce našim kolegům, kteří musí podle akvizičního plánu nakupovat.

Z ostatních úspěšných opatření:

Je připravena „Koncepce rozvoje informatizace rezortu MO na období 2018-2022, s výhledem do roku 2030“. Koncepce respektuje nové metody tvorby národní architektury, které má v gesci odbor hlavního architekta MV ČR a požadavky na informační systém vyplývající z aliančních závazků NATO.
Zavedli jsme nový způsob obnovy komodit ICT, který zjednodušil řešení závad a přispěl ke snížení provozních nákladů.
Reorganizovali jsme povinnosti k inventarizaci majetku, oprávek a opravných položek, peněz, cenin, pohledávek a tím zefektivnili proces inventarizace.
Připravili jsme a spustili nový systém pro spravování aktuálních metodik, formulářů a vzorů dokumentů a zprovoznili jednotné úložiště.
Ke spuštění je připraven nový systém řízení tisku, od kterého očekáváme zásadní snížení provozních nákladů na tuto službu.
Provedli jsme katalogizaci rizik v resortu MO a zavedli proaktivní systém jejich řízení
a další

Kde jsou ještě rezervy?

Samozřejmě i navzdory maximálnímu úsilí ne vše běží tak hladce, jak bychom si přáli. Konkrétně v oblasti identifikace, udržení a rozvoje potřebných lidských zdrojů a péče o talenty máme velké rezervy. Tato oblast je v resortu dlouhodobě podceňována a musíme na ní dále pracovat. Zkušenosti jsme v tomto směru získali nejen při realizaci projektů Programu optimalizace MO, ale i z každodenního pracovního fungování ve většině agend resortu. Uvědomujeme si, že kvalitní zaměstnanci jsou klíčem k dobrému výkonu, bez nich nezmůžeme ani se sebelepším procesem.

Další taková oblast je controlling a systém manažerského výkaznictví. Tento podpůrný nástroj, určený pro kvalitní řízení a rozhodování nejen top managementu nutně potřebuje každá organizace. Není však ve stavu, se kterým bychom mohli být spokojeni, a tedy na tomto musíme rozhodně ještě zapracovat.

Jak budeme pokračovat?

Je nad slunce jasnější, že ukončením projektů nemůžeme složit ruce „do klína“ a počítat s tím, že nás čeká jen bezpracná růžová budoucnost. Jsme si vědomi toho, že procesy je nutno nejen napravit, ale trvale řídit a zlepšovat, bez toho bychom se totiž pohybovali ve střídajících se propadech „výkonu“ a „nevyhnutelné nápravy“. A to si rozhodně nemůžeme dovolit. Naopak, jako resort, který má za úkol zajištění obrany státu, modernizujeme a posilujeme také systém pro sledování a trvalé řízení svého výkonu.

Poděkování platí zaměstnancům

V minulosti již v resortu proběhlo několik podobných pokusů o optimalizaci ovšem bez výsledku. Zpočátku jsme proto čelili mnoha skeptickým pohledům, ale nyní lze říci, že Program optimalizace nabízí pozitivní změny i skutečné výsledky. Pochopitelně změny všichni nevítají, ale to tak platí vždycky. A proto všem, kteří se do projektů Programu aktivně zapojili mnohdy i vysoce nad rámec svých pracovních povinností patří zasloužené poděkování.

„Tímto tedy děkuji nejen vedení Programu i projektovým manažerům, ale také všem ostatním zaměstnancům, kteří napomohli procesu optimalizace svými podněty a zkušenostmi. Věřím, že s vaší pomocí se nám podaří dosáhnout cílů, které jsme si v tomto náročném úkolu předsevzali," uzavírá ministr Stropnický.

Autor: redakce